تم عمل آلية لاستقبال الشكاوى والاقتراحات من خلال رؤية ورسالة وحدة ضمان الجودة بـ منتديات حروف والتي تخدم رسالة ورؤية المنتدى ..
من أهداف منتديات حروف هو تقديم أفضل مستوى لأعضائنا الكرام .. لذلك تم تطوير المنظومة الخاصة بتلقي الشكاوى والاقتراحات الخاصة بالأعضاء والزوار وإنشاء قسم خاص بالشكاوى والاقتراحات لتسهيل عملية تقديم الشكاوى والتعامل عليها وكذلك إتاحة الفرصة لتقديم الاقتراحات ..
الشكوى هي وسيلة لتحقيق احتياجات الأعضاء وسماع آراءهم والتعبير عن عدم رضاهم عن نتيجة الخدمات أو الإجراءات أو القوانين أو سلوك فريق العمل أو أسلوب تقديم الخدمات بالطريقة المتوقعة .
أولا : الهدف
- يهدف المنتدى إلى الوصول إلى تقديم خدمات على أعلى مستوى ولذلك يشجع المنتدى على تقديم أي شكوى لنسعي في حلها وتقليل أي أثر سلبى على الأعضاء وفريق العمل بالمنتدى .
- كل عضو أو فريق العمل بالكلية له الحق بأن يتقدم بشكوى إذا كان غير راضياً عن نوعية الخدمة التي يقدمها المنتدى سواء كانت تلك الشكوى متعلقة بالنواحي الإدارية أو الأدبية أو التهذيبية .. وبمجرد تقديمه للشكوى سيتم التحقق من جديتها والشكاوى الكيدية والمجهولة سوف لا يُنظر إليها .
- تتضمن إجراءات شكاوى الأعضاء عن الخدمات التي يقدمها المنتدى .. ولذلك فإن هذه العملية تعتبر مصدراً هاماً لتحسين الخدمات التي يقدمها المنتدى لأعضائه .. فريق العمل بالمنتدى مدعوون للتعاون مع الأعضاء لفحص شكواهم والاستجابة لأي نتيجة يُسفر عنها التحقيق في هذه الشكاوى .
- أن يكون لدى المنتدى نظام إداري ضمن الهيكل التنظيمي للمنتدى وفريق العمل والأعضاء يضمن سرعة الآتي :-
- سرعة البت في الشكوى المقدمة من الأعضاء .
- السرية الكاملة للشكاوى .
- عدم إضرار العضو بسبب شكواه .
قائمة الضوابط التي يجب إتباعها عند الشكاوى والاقتراحات :
- يمكن للعضو التقدم بالشكوى أو الاقتراح على أن يتضمن الطلب كافة البيانات المطلوبة والصعوبات التي تواجهها .
- يجب علي العضو تحديد ما إذا كانت الشكوى المقدمة تخص عضو آخر في المنتدى أو عضو من فريق عمل المنتدى ، سواء كان العضو متقدم بخصوص مخالفات في المنتدى أو متقدم ببلاغات .
- يجب على العضو تحديد نوع الشكوى عند كتابة الشكوى التي يرغب في التقدم بها .
- لا يمكن للعضو تسجيل شكوى أخرى إلا في حالة أنه لم يتم حل الشكوى الأولى .
- يمكن للعضو التقدم بتظلم في حالة تقدمه بشكوى مرتين ولم يتم الحل .
- يمكن للعضو تقديم تظلم في حالة تضرر العضو من الشكوى المحررة نتيجة مخالفة قوانين المنتدى من خلال تسجيل شكوى .
- يستطيع العضو الإبلاغ عن مخالفات المنتدى من خلال تقديم بلاغ أو شكوى مع إرفاق بيانات وتفاصيل الشكوى .
- يسعدنا تلقي اقتراحات الأعضاء المناسبة فيما يخص مجال منتديات حروف ليتم دراستها .
من يستطيع تقديم الشكاوى والاقتراحات ؟
طريقة تقديم الشكاوى والاقتراحات :
عن طريق وضع الشكاوى أو الاقتراحات في القسم المخصص لك إذا كُنت زار أو عضو أو من فريق العمل ، علي أن تكون الشكوى مستوفية الشروط الأتية :
- عنوان الموضوع واضح وصريح ويدل على الشكوى أو الاقتراح .
- محتوى الموضوع الخاص بالشكوى أو الاقتراح ويحتوى على كافة التفاصيل مع ارفاق أي ملفات متعلقة بموضوع الشكوى أو الاقتراح إذا كانت متوفرة ويٌفضل وضع صور للمشكلة وإثباتات على الشكاوى للبت فيها .
ما الذي سيحدث بعد ذلك ؟
يقوم فريق عمل المنتدى بتقسيم الشكاوى والاقتراحات بترتيب زمني على حسب تاريخ وضع كل موضوع ليتم دراستهم من طرف الإدارة المسؤولة عن المنتدى لإبداء الرأي فيهم أو رفض الشكاوي التي قد تبدوا لها بأنها مبنية علي أساس غير سليم أو ليس لها مبرر .. وفي حاله عدم متابعة الشكوى أو عدم الرد أو الرد غير المناسب يتم رفض الشكوى تلقائياً .
كم سيستغرق ذلك من الوقت ؟
سوف يتم إخطار الشاكي أو المتقدم باقتراح بالطريقة المناسبة ، وذلك في خلال أسبوع من تاريخ كتابة الشكوى .
إبقاء معلوماتك سرية :
لا تقلق لن يطلع علي الشكوى إلا الجهة المختصة (الإدارة) والشاكي فقط .
لمزيد من المعلومات :
في حاله وجود أي استفسار أو الحصول علي معلومات أكثر يمكنك الرجوع والتواصل مع أحد أفراد فريق العمل أو أحد إداري المنتدى .
:: هدفنا الأول هو تقديم أفضل مستوى خدمة لأعضائنا لذلك تم إتاحة خدمة الشكاوي والرد علي العضو حتي يتسنى للعضو الوصول إلي المستوى المرجو منها ::
جميع الحقوق محفوظة لمنتديات حروف
موضوع: شروط وقوانين قسم الزوار 
السبت 26 نوفمبر - 0:18
